ניהול צי רכב ארגוני

מה בעצם נכלל בניהול צי רכב

רוב האנשים שמחפשים את המונח מתכוונים לחלק אחד מתוך שבעה. אלה כל השבעה:

1. תיק הרכב. פרטי הרכב, מסמכיו, ההיסטוריה שלו ומי החזיק בו ומתי. כשרכב עובר בין נהגים, ההיסטוריה צריכה להישאר צמודה לרכב ולא להיעלם עם הנהג הקודם.
2. תיק הנהג. רישיון נהיגה ותוקפו, הצהרות בריאות, ההסכם שנחתם מולו ודוחות תנועה שיוחסו אליו.
3. תחזוקה. טיפולים לפי קילומטראז׳ או לפי זמן, בדיקות תקופתיות, תיקוני נזק וניהול האחריות מול היצרן.
4. רגולציה. חידוש רישיונות, ביטוח הרכבים, מינוי קצין בטיחות כשהצי מחייב זאת ותיעוד שנשמר ומוצג בביקורת.
5. עלויות. דלק, טעינה, כבישי אגרה, חניה, שטיפות, השתתפות עצמית וקנסות. כל אחד מגיע מספק אחר, בפורמט אחר, בתאריך אחר.
6. בקרת ספקים. ההנחה שכל חשבונית שמגיעה נכונה היא ההנחה היקרה ביותר בתחום. בדיקה של כל שורת חיוב לפני התשלום היא מה שמבטל אותה.
7. שווי שימוש ושכר. מה נזקף לעובד, ממתי ומה קורה כשהוא מחליף רכב באמצע חודש.

מהכניסה לצי ועד ההחזרה: מה עובר על כל רכב

כל רכב בצי עובר את אותן חמש תחנות. התקלות הנפוצות קורות במעבר ביניהן, כשמידע שנוצר בתחנה אחת לא מגיע לבאה:

1. כניסה לצי. ליסינג, רכישה או השכרה. המודל קובע מי מתחזק, מי מבטח ומה קורה בסוף התקופה. את מה שהארגון עצמו מנהל הוא כמעט לא משנה.
2. מסירה לנהג. הסכם שימוש, הצהרת בריאות וטופס מסירה. שלושתם נחתמים לפני הנסיעה הראשונה ולא אחריה.
3. שימוש שוטף. מועד הטיפול, צריכת הדלק או החשמל ומכסת הקילומטרים בחוזה נשענים כולם על קריאת מד אוץ עדכנית.
4. העברה בין נהגים. סגירה אצל הנהג היוצא ופתיחה אצל הנכנס בפעולה אחת, בלי פערים ביניהם. היסטוריית הנהגים נשארת עם הרכב.
5. החזרה. טופס החזרה חתום ברגע שהרכב חוזר. שבוע אחרי כבר אי אפשר לקבוע מי אחראי לנזק ומנוי שנשאר פתוח ממשיך לחייב.

ברכבי איגום המסירה וההחזרה חוזרות בכל הזמנה. לכן איגום שמתנהל בוואטסאפ ובגיליון נשבר מהר יותר מרכב צמוד.

ניהול צי רכב ומערכת איתור: מה ההבדל

המונח ניהול צי רכב משמש גם למערכות איתור וגם למערכות לניהול צי. אלה שני כלים שעונים על שאלות שונות:

השתיים משלימות זו את זו.

מערכת איתור ברכב צמוד אוספת גם מידע על העובד שנוהג בו. מה נדרש ממעסיק במצב הזה מוסבר במדריך על מעקב מיקום אחר עובדים ברכב חברה.

מתי אקסל מפסיק להספיק

אין מספר רכבים קסום. יש חמישה סימנים. כל אחד מהם לבדו מספיק:

• אתם לא יכולים לענות תוך דקה מי נהג ברכב מסוים בתאריך מסוים.
• הגיע דוח תנועה ואין דרך ודאית לשייך אותו לנהג.
• טיפול פוספס והתוצאה הייתה יציאה מהאחריות.
• חשבונית ספק מאושרת בלי שנבדקה שורה שורה, כי אין זמן.
• יותר מאדם אחד מעדכן את אותו קובץ ואתם כבר לא בטוחים איזו גרסה נכונה.

הסימן החמישי הוא הקריטי. מהרגע שיש שני מעדכנים, האקסל מפסיק להיות מקור אמת והופך להיות עוד מקור מידע שצריך לאמת.

מה מערכת לניהול צי רכב אמורה לדעת לעשות

רשימה לשימוש בבחירה בין מערכות. היא רלוונטית גם אם לא תבחרו בנו. השאלות המלאות לכל ספק נמצאות במדריך איך בוחרים מערכת לניהול צי רכב.

מה מודדים בניהול צי רכב

המדדים שכדאי לעקוב אחריהם בכל צי. לכל אחד מהם צריך נתון שנאסף באופן שוטף ולא פעם בשנה:

איך זה עובד בקארפרו

קארפרו פועלת מ-2015 ומפעילה ציים בכל סדר גודל, מארגונים עם עשרות רכבים ועד קבוצות עם אלפי רכבים.

מי בארגון עובד עם המערכת

מעל 750 בעלי תפקידים עובדים בקארפרו. ששת התפקידים שנוגעים בה הכי הרבה:

פירוט מלא של מה שכל תפקיד מקבל נמצא בעמוד הפתרונות.

כמה זמן לוקח לעלות לאוויר

שבועות, לא חודשים. הנתונים הקיימים נקלטים עבורכם, בלי עומס על הצוות שלכם.

במעבר ממערכת קיימת כדאי לברר מה אפשר להוציא ממנה עוד לפני שמודיעים לספק היוצא.

שאלות נפוצות