ניהול צי רכב ארגוני
ניהול צי רכב ארגוני הוא התפעול השוטף של הרכבים שהארגון מעמיד לעובדיו: רכישה או ליסינג, שיוך לנהג, תחזוקה, ביטוח ורישוי, דלק וטעינה, דוחות תנועה, בקרת חיובי ספקים ועמידה בדרישות הרגולציה. בארגון קטן זה מתנהל באקסל. מרגע שהצי חוצה כמה עשרות רכבים, הזמן שהצוות מוציא על תיאום ידני עולה על עלות המערכת שהייתה עושה את זה במקומו.
מה בעצם נכלל בניהול צי רכב
רוב האנשים שמחפשים את המונח מתכוונים לחלק אחד מתוך שבעה. אלה כל השבעה:
- תיק הרכב. פרטי הרכב, מסמכיו, ההיסטוריה שלו ומי החזיק בו ומתי. כשרכב עובר בין נהגים, ההיסטוריה צריכה להישאר צמודה לרכב ולא להיעלם עם הנהג הקודם.
- תיק הנהג. רישיון נהיגה ותוקפו, הצהרות בריאות, ההסכם שנחתם מולו ודוחות תנועה שיוחסו אליו.
- תחזוקה. טיפולים לפי קילומטראז׳ או לפי זמן, בדיקות תקופתיות, תיקוני נזק וניהול האחריות מול היצרן.
- רגולציה. חידוש רישיונות, מינוי קצין בטיחות כשהצי מחייב זאת ותיעוד שנשמר ומוצג בביקורת.
- עלויות. דלק, טעינה, כבישי אגרה, חניה, שטיפות, השתתפות עצמית וקנסות. כל אחד מגיע מספק אחר, בפורמט אחר, בתאריך אחר.
- בקרת ספקים. ההנחה שכל חשבונית שמגיעה נכונה היא ההנחה היקרה ביותר בתחום.
- שווי שימוש ושכר. מה נזקף לעובד, ממתי ומה קורה כשהוא מחליף רכב באמצע חודש.
מתי אקסל מפסיק להספיק
אין מספר רכבים קסום. יש חמישה סימנים. כל אחד מהם לבדו מספיק:
- אתם לא יכולים לענות תוך דקה מי נהג ברכב מסוים בתאריך מסוים.
- הגיע דוח תנועה ואין דרך ודאית לשייך אותו לנהג.
- טיפול פוספס והתוצאה הייתה יציאה מהאחריות.
- חשבונית ספק מאושרת בלי שנבדקה שורה שורה, כי אין זמן.
- יותר מאדם אחד מעדכן את אותו קובץ ואתם כבר לא בטוחים איזו גרסה נכונה.
הסימן החמישי הוא הקריטי. מהרגע שיש שני מעדכנים, האקסל מפסיק להיות מקור אמת והופך להיות עוד מקור מידע שצריך לאמת.
מה מערכת לניהול צי רכב אמורה לדעת לעשות
רשימה לשימוש בבחירה בין מערכות. היא רלוונטית גם אם לא תבחרו בנו.
חובה
- תיק רכב ותיק נהג שמחוברים זה לזה, עם היסטוריית שיוך מלאה.
- התראות יזומות לפני מועד ולא דוח שצריך לזכור להפיק.
- קליטת קבצי ספקים בפורמט שהספק שולח, בלי הקלדה מחדש.
- בקרה על כל שורת חיוב, לא מדגם.
- הרשאות לפי תפקיד. קצין בטיחות, מנהל רכש ואיש משאבי אנוש לא צריכים לראות את אותו מידע.
- תיעוד כל שינוי, עם מי שינה ומתי. בביקורת זה מה שנשאלים.
שווה לבדוק לפי אופי הצי
- הפרדת נתונים בין חברות בת, אם הארגון הוא קבוצה.
- שירות עצמי לנהג מהנייד, אם יש הרבה נהגים ומעט אנשי תפעול.
- ניהול רכבי איגום, אם חלק מהרכבים משותפים ולא צמודים.
- טיפול ברכבים חשמליים. טעינה ביתית וציבורית מתנהגות אחרת מתדלוק. זה משפיע על החזר ההוצאות לנהג.
דגל אדום אחד: מערכת שלא מתחברת למערכת השכר ולמערכת הפיננסית שלכם מייצרת הקלדה כפולה. ההקלדה הכפולה היא בדיוק מה שבאתם לפתור.
איך זה עובד בקארפרו
קארפרו פועלת מ-2015 ומפעילה ציים בכל סדר גודל, מארגונים עם עשרות רכבים ועד קבוצות עם אלפי רכבים.
מסמכים נקלטים בלי הקלדה
גוררים דוח חניה, רישיון או חשבונית למערכת. היא מזהה את מספר הרכב, את מספר הדוח ואת התאריך ומתייקת לתיק הנכון. דוח תנועה משויך לנהג שהחזיק ברכב בתאריך העבירה ולא לנהג שמחזיק בו היום.
חיובי ספקים נבדקים לפני התשלום
שורה עם תעריף שגוי, כפילות או חיוב על שירות שלא נצרך מסומנת לפני שהיא מגיעה לכספים. הזיכוי נשאר במעקב עד שנסגר.
מנויים מתנהלים לבד
מנויי אגרה, חניה, דלק ושטיפות נפתחים ונסגרים אוטומטית. רכב שיצא מהצי לא ממשיך לצבור מנוי פעיל.
הנהג מסדר את עצמו
חתימה על הסכם, הצהרת בריאות וטופס מסירה נעשות מהנייד בשטח. הטופס נשמר בתיק הנהג ברגע החתימה. תוקף ההצהרה מתעדכן מעצמו.
רכבי איגום בלי תורים
עובד מזמין רכב לתאריך, ההזמנה עוברת לאישור והמערכת מקצה רכב פנוי. באותו מסלול מזמינים גם ציוד ומפעיל.
חיבור למה שכבר עובד אצלכם
מערכות פיננסיות ושכר, ספקי דלק וטעינה, כבישי אגרה, חניה, חברות ליסינג ומערכות איתור.
אבטחה
התחברות מאוחדת, הצפנה, הרשאות לפי תפקיד ולוג שינויים מלא.
מי בארגון עובד עם המערכת
מעל 750 בעלי תפקידים עובדים בקארפרו. ששת התפקידים שנוגעים בה הכי הרבה:
| התפקיד | מה הוא צריך ממנה |
|---|---|
| קצין הבטיחות | תוקף רישיונות והצהרות, תיעוד לביקורת, התראות לפני חריגה |
| מנהל התחבורה | תמונת צי אחת, תזכורות טיפול לפי הנסועה |
| הנהג | חתימות ודיווח מהנייד, פרטי הרכב הצמוד |
| רכש וכספים | עצירת חיובי יתר לפני התשלום, שקיפות על תקציב הצי |
| משאבי אנוש | תיקי עובדים, סימולציית שווי שימוש לפני קבלת רכב |
| ההנהלה | תמונת מצב גרפית בלי להמתין לדוח |
פירוט מלא של מה שכל תפקיד מקבל נמצא בעמוד הפתרונות.
כמה זמן לוקח לעלות לאוויר
שבועות, לא חודשים. ארבעה שלבים: אפיון והתאמה מול מנהל הטמעה, קליטת הרכבים והנהגים והספקים הקיימים, הדרכה לכל בעל תפקיד ומעבר לעבודה מלאה עם ליווי. קליטת הנתונים נעשית עבורכם ולא על ידכם.
שאלות נפוצות
המערכת מתאימה לצי עם עשרים רכבים?
כן, אבל שווה לבדוק קודם אם מתקיים אצלכם אחד מחמשת הסימנים שמפורטים בעמוד ניהול צי רכב ארגוני. אם אף אחד מהם לא מתקיים, אקסל עדיין עובד.
איך זה עובד בקבוצת חברות?
כל חברה בקבוצה מקבלת הפרדת נתונים והרשאות משלה, מתוך מערכת אחת. משתמש רואה את החברות שהוקצו לו.
מה קורה לנתונים הקיימים שלנו באקסל?
הם נקלטים למערכת בשלב ההטמעה. הרכבים, הנהגים, הספקים והקבצים הקיימים נטענים עבורכם.
כמה זמן לוקח לעלות לאוויר?
שבועות, לא חודשים. ארבעה שלבים: אפיון והתאמה מול מנהל הטמעה, קליטת הנתונים הקיימים, הדרכה לכל בעל תפקיד ומעבר לעבודה מלאה עם ליווי.
מה עם רכבים חשמליים?
טעינה ביתית וטעינה ציבורית נקלטות למערכת כמו תדלוק ומשויכות לרכב ולנהג. זה משפיע על החזר ההוצאות לנהג.
מי אחראי על מינוי קצין בטיחות?
החובה חלה על הארגון לפי תקנות התעבורה והיא תלויה בהיקף הצי ובסוג הרכבים. המערכת נותנת לקצין את הכלים למלא את התפקיד, לא את המינוי עצמו.
האם צריך להתקין משהו?
לא. המערכת פועלת בענן ונגישה מהדפדפן ומהנייד, בלי התקנה מקומית ובלי תחזוקת שרתים אצלכם.
בואו לראות את קארפרו בעבודה
הדגמה של 45 דקות, מותאמת לצי שלכם.
בלי התחייבות. נציג יחזור אליכם לתיאום מועד.